Як довго зберігати документи в Польщі: поради для українських підприємців

Польща є привабливою країною для розвитку бізнесу, але разом із цим підприємці стикаються з багатьма бюрократичними нюансами. Один із важливих аспектів — правильна організація документообігу. Від правильного зберігання, категоризації та утилізації документів залежить не лише порядок у компанії, але й виконання вимог законодавства.

Сьогодні на платформі UA Poland розбираємося, які документи потрібно зберігати, як довго та за якими правилами.

Юридичні основи зберігання документів у Польщі

Законодавство Польщі не має єдиного акта, який регулює питання документообігу. Основні вимоги до зберігання документів зазначені в Законі РП про національні архівні ресурси (Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Проте для різних типів документів діють свої спеціалізовані нормативні акти, серед яких:

• Ustawa o rachunkowości (Закон про бухгалтерський облік);
• Ordynacja podatkowa (Закон про податки);
• Prawo budowlane (Будівельне законодавство);
• Kodeks cywilny (Цивільний кодекс).

Ці акти визначають не лише терміни зберігання, а й порядок роботи з документами: категоризацію, умови архівування та правила знищення.

Основні терміни зберігання документів

Нижче наведено приклади термінів зберігання документації, які важливі для підприємців:

Для працівників, прийнятих на роботу після 1 січня 2019 року, застосовується 10-річний термін зберігання особових справ. Для старших періодів діє правило: 50 років або скорочений термін за умови подання звіту до ZUS.

Умови зберігання документів

Зберігання документів має відповідати суворим стандартам. Архіви повинні розташовуватися у безпечних приміщеннях із контрольованою температурою та вологістю. Неправильне зберігання, наприклад, у сирих підвалах, може призвести до пошкодження паперів.

Оцифровка документів — це сучасний спосіб захистити важливі дані. Багато компаній у Польщі пропонують послуги цифрового архівування, що допомагає уникнути втрати даних у разі надзвичайних ситуацій.

Етапи документообігу: від зберігання до утилізації

Коли документи втрачають свою актуальність, їх потрібно правильно утилізувати. Це включає необоротне знищення документів відповідно до стандарту DIN 66399. Для цього можна залучити спеціалізовані компанії, які забезпечують відповідність правовим нормам.

Важливість правильної організації архіву

Документообіг — це не лише юридична вимога, але й важливий елемент захисту бізнесу від ризиків. Помилки в зберіганні документів можуть призвести до штрафів, особливо під час перевірок податковими органами.

Рекомендується делегувати обов’язки з документообігу кваліфікованим фахівцям або скористатися послугами професійних компаній. Це мінімізує ризики та полегшить управління документацією.

Маєте власний досвід або питання? Поділіться у коментарях на UA Poland! Ваша думка важлива.